Procurement trong từ điển tiếng Anh được giải thích là việc đi mua hàng, cung ứng hàng, tìm nguồn hàng hóa. Nhưng trong kinh doanh và Marketing thì Procurement lại có những định nghĩa không giống thế. Vậy, Procurement là gì? Nên hiểu thế nào về công việc của một Procurement?
Procurement là gì?
Trái ngược với nhân viên Sales – những người mang lại doanh thu cho doanh nghiệp, những người làm công việc Procurement sẽ mang số tiền đó đi mua sắm (hiểu đơn giản là một hình thức tái đầu tư).
Theo Wiki, Procurement có nghĩa là sự thu mua (mà chúng ta vẫn hay gọi là nhân viên thu mua), là quá trình tìm kiếm nguồn hàng và đồng ý với các điều khoản mà bên cung cấp đưa ra. Các nhân viên thu mua sẽ mua hàng hóa, dịch vụ hoặc công trình từ nguồn bên ngoài qua quy trình đấu thầu cạnh tranh hoặc đấu thầu.
Thu mua được sử dụng để đảm bảo người mua nhận được hàng hóa, dịch vụ hoặc công trình ở mức giá tốt nhất. Nên các quyết định mua thường bao gồm các yếu tố như:
- Giao hàng
- Xử lý hàng lỗi, hỏng
- Biến động giá
- …
Công việc của Procurement là gì?
Procurement có mặt ở khá nhiều vị trí và môi trường khác nhau, nhưng nhiều nhất là ở các nhà hàng, khách sạn, hay như hiện nay, khi các sàn thương mại điện tử đang phát triển mạnh thì Procurement cũng ngày càng phổ biến hơn và dần trở thành một nghề được xác định cụ thể và có đào tạo bài bản.
Trong khối kinh doanh dịch vụ, Procurement dùng để chỉ nhân viên quản lý chi tiêu cho mua sắm nguyên – nhiên vật liệu, các thiết bị, bàn ghế, đồ đạc… phục vụ trực tiếp cho quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị.
Trong thương mại điện tử, họ là những người làm việc trực tiếp với đối tác của doanh nghiệp và khách hàng. Trực tiếp thỏa thuận về nguồn hàng, số lượng, giá cả, các hình thức cung ứng…
Các hoạt động thu mua cũng thường được chia thành hai loại riêng biệt, chi tiêu trực tiếp và gián tiếp. Trong đó:
- Chi tiêu trực tiếp: liên quan đến sản xuất bao gồm tất cả các mặt hàng là một phần của thành phẩm. Thu mua trực tiếp, là trọng tâm trong quản lý chuỗi cung ứng, ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình sản xuất của các công ty sản xuất.
- Thu mua gián tiếp: liên quan đến việc mua lại không liên quan đến sản xuất. Thu mua gián tiếp bao gồm nhiều loại hàng hóa và dịch vụ, từ các mặt hàng được tiêu chuẩn hóa.
Một số công việc mà một nhân viên thu mua sẽ phải làm:
- Tiếp nhận những mặt hàng cần mua sắm từ các bộ phận khác
- Sắp xếp và phân loại theo thứ tự ưu tiên để đảm bảo quá trình sản xuất, kinh doanh được diễn ra thông suốt
- Tìm kiếm thông tin, đánh giá năng lực cung cấp của các nhà cung cấp có mặt trên thị trường
- Yêu cầu nhà cung cấp về những thông tin cơ bản về sản phẩm như: kích thước, giá cả, chất lượng, loại hàng…
- Tới thăm nơi trưng bày sản phẩm, nhà máy sản xuất của nhà cung cấp để đánh giá chất lượng sản phẩm khách quan nhất
- Tới các hội chợ triển lãm, trung tâm mua bán, siêu thị để tìm kiếm sản phẩm
- So sánh, lựa chọn các đơn vị cung cấp và phân tích, chọn lựa một đơn vị phù hợp nhất
- Làm hợp đồng, đàm phán giá, thảo thuận thời hạn giao hàng và thanh toán
- Giám sát tiến độ giao hàng, số lượng hàng dựa trên hợp đồng
- Yêu cầu bồi thường, khiếu nại trong trường hợp sản phẩm có lỗi do nhà cung cấp.
Vai trò của Procurement
Các Procurement có vị trí vô cùng quan trọng, họ giúp nâng cao hiệu suất thu mua và quản lý chất lượng nguyên vật liệu nhập vào, giúp các nhà hàng, khách sạn quản lý dòng ngân sách hiệu quả, giúp các doanh nghiệp kinh doanh thương mại điện tử tăng số lượng mặt hàng cũng như chất lượng hoặc các chính sách giá để thu hút thêm khách hàng.
Việc một Procurement sử dụng nguồn tiền thế nào, chi tiêu ra sao sẽ có những tác động trực tiếp tới giá thành dịch vụ, từ đó dẫn đến ảnh hưởng cả chi phí của chuỗi cung ứng cũng như hình ảnh của doanh nghiệp trên thị trường.
Các kỹ năng cần có của Procurement
Do công việc của một nhân viên thu mua – Procurement gồm khá nhiều bước và cần phải lên kế hoạch, xây dựng chiến lược một cách hợp lý, nên để có thể làm tốt công việc này, chúng ta cần bổ sung những kỹ năng sau:
- Lên kế hoạch mua hàng (Planning)
- Tìm kiếm nguồn hàng (Sourcing)
- Lựa chọn nhà cung cấp (Supplier Selection)
- Đàm phán về giá và các điều khoản (Negotiation)
- Ký kết hợp đồng và Chuyển giao (Transaction and Contract management)
- Đo lường hiệu quả của nhà cung ứng (Supplier Performance Management)
- Duy trì tính ổn định của việc cung ứng (Supplier Sustainability Issues)
Tìm kiếm bởi Google:
- Procurement là gì
- Công việc Procurement
- Procurement Staff là gì?
- e-procurement là gì?
- procurement assistant là gì
